W firmach, których głównym obszarem działalności jest realizowanie zadań w terenie, zleconych przed klientów (jak np. firmy serwisujące klimatyzację, usuwające awarie na sieciach telekomunikacyjnych itp.), skuteczne zaplanowanie i wykonanie pracy bez wsparcia nowoczesnych systemów jest w zasadzie niemożliwe. Zwłaszcza, jeśli uwzględnimy rosnące wymagania co do terminów realizacji, jakości usług i oczekiwanej częstotliwości informowania na temat zlecenia.
W poprzednim artykule pisaliśmy o korzyściach, jakie wdrożenie systemu do zarzadzania pracownikami w terenie może przynieść firmom, które współpracują z firmami podwykonawczymi.
Teraz przyjrzymy się, jak FSM ułatwia pracę firmie, która realizuje zadania dla wielu klientów (i może mieć również swoich podwykonawców).
Jakie wyzwania wiążą się z taką współpracą? Jak pomoże wdrożenie systemu do zarządzania pracownikami w terenie GeoTask?
Z jakimi problemami mierzą się firmy realizujące zadania w terenie dla wielu różnych klientów?
Zła komunikacja
Brak sprawnego przekazywania informacji o postępach realizacji prac oraz ewentualnych opóźnieniach prowadzi do poczucia niepewności i braku kontroli klientów nad tym, co dzieje się z ich zleceniem. Może to prowadzić do braku zaufania wobec wykonawcy i poczucia niskiej jakości usług. To z kolei może przesądzić o niepochlebnej opinii o firmie i jej dalszym powodzeniu na rynku.
Złe planowanie i koordynacja pracy
Czasochłonne, a do tego nieskuteczne planowanie do pary ze złą koordynacją pracy, zwłaszcza przy realizacji wielu zadań dla różnych klientów, będzie skutkować opóźnieniami i niemożnością dotrzymania założonych terminów.
Brak elastyczności
Brak elastyczności w realizacji zdań i szybkiego reagowania na niespodziewane zmiany – czy to ze strony wykonawcy (awaria pojazdu, nieobecność pracownika, itp.), czy z powodu zmian w zleceniu (np. modyfikacje miejsca lub terminu dostawy już po złożeniu zamówienia), będą prowadzić do niezadowolenia klientów. Opóźnią też realizację innych zadań.
Skomplikowane i niespójne raportowanie i rozliczanie zadań
Brak spójnych i przejrzystych informacji na temat tego, jakie zadania zostały wykonane dla klienta, i czy było to zgodne z pierwotnym zleceniem może skutkować brakiem zaufania do wykonawcy. Co więcej, utrudnia i opóźnia proces rozliczania prac.
Wszystkim tym przeciwnościom wychodzą naprzeciw systemy klasy Field Service Management (FSM), takie jak GeoTask 20. Rozwiązanie umożliwia między innymi efektywne zarządzanie zespołem, automatyczne przydzielanie zadań, monitorowanie na bieżąco statusu prac, sprawne raportowanie realizacji zadań oraz czasu pracy, a także płynną komunikację pomiędzy ekipami terenowymi a dyspozytorem oraz pomiędzy firmą wykonawczą i klientami.
Jakie korzyści niesie zarządzanie zleceniami klientów z pomocą systemu Field Service Management GeoTask 20?
Optymalizacja przydzielania zadań
Rozwiązanie umożliwia automatyczne planowanie harmonogramów prac i przydzielanie zadań pracownikom, z uwzględnieniem ich umiejętności, dostępności oraz lokalizacji. System pozwala też tak rozdzielić zlecenia, aby uszanować założone godziny pracy pracowników oraz sprawiedliwie rozłożyć zadania pomiędzy nimi.
Wygodne zarządzanie ekipami mobilnymi
GeoTask umożliwia wygodne i intuicyjne kompletowanie ekip pracowników, jak i zarzadzanie pracą indywidualnych pracowników mobilnych. W aplikacji mobilnej, pracownicy widzą swój grafik pracy oraz informację o ekipie, jeśli zostali do jakiejś przydzieleni. Znajdą tam też wszystkie przypisane im zdania i szczegóły tych zadań niezbędne do realizacji zlecenia. Jeśli jeden klient zleca wiele zdań, wybrane ekipy można na stałe przypisać do realizowanych dla niego prac.
Większa przejrzystość statusów zadań
W GeoTasku dyspozytor widzi dokładnie, które zadania są realizowane dla którego klienta. Może szybko sprawdzić, na jakim etapie znajdują się prace dla wybranego zleceniodawcy, czy występują jakieś opóźnienia oraz czy prace zostaną zrealizowane zgodnie z założeniami.
Zarządzanie współpracą z powracającymi klientami
Jeśli firma współpracuje z powracającymi klientami, system GeoTask daje możliwość łatwego zarządzania taką współpracą. Przechowuje wszystkie informacje na temat klienta (np. dane adresowe i kontaktowe), jak również historię zrealizowanych zleceń. Dzięki temu można łatwo sprawdzić jakie prace już zostały dla niego wykonane, w jakim terminie itp.
Sprawne raportowanie czasu pracy i rozliczanie zadań
GeoTask umożliwia szybkie tworzenie automatycznych raportów dotyczących realizacji zadań, produktywności pracowników, zużycia materiałów itd. Dzięki temu zarówno dyspozytor, jak i klient mają jasny obraz czasu pracy i zakresu zrealizowanych prac. Taka transparentność podnosi zaufanie do firmy oraz przyspiesza proces rozliczenia za wykonane zlecenia.
Śledzenie realizacji zadań i raportowanie czasu pracy w czasie rzeczywistym
Dzięki funkcjom monitorowania czasu pracy oraz automatycznemu raportowaniu, FSM GeoTask pozwala na bieżąco śledzić postępy w realizacji zadań. W związku z tym dyspozytor może szybko reagować na ewentualne problemy, Może też przekazywać na bieżąco informacje o statusie prac realizowanych dla wybranego klienta.
Specjalna rola stworzona w systemie, daje przedstawicielowi klienta (zleceniodawcy) możliwość podejrzenia bezpośrednio w GeoTasku, co dzieje się z jego zadaniami. Nie może przy tym ingerować w ich przydzielanie, nie widzi też zadań innych kontrahentów.
Bezpieczeństwo informacji klientów
Jeśli firma wykonawcza realizuje zlecenia dla wielu zleceniodawców, to mogą oni oglądać w systemie GeoTask, jak realizowane są ich zadania, ale nie widzą zadań innego zleceniodawcy (czyli potencjalnej konkurencji).
Również pobierając zadania poprzez API nie mogą zobaczyć zadań innej firmy zlecającej.
GeoTask pozwala sprawnie zarządzać współpracą z wieloma klientami oraz podwykonawcami.
Więcej o zarządzaniu współpracą z firmami podwykonawczymi przeczytasz w artykule: Jak skutecznie zarządzać zadaniami realizowanymi w terenie przez wielu podwykonawców z systemem Field Service Management?
Integracja z innymi narzędziami
System GeoTask można łatwo integrować z innymi systemami w firmie, takimi jak CRM czy ERP. Dzięki temu przepływ informacji między różnymi działami firmy jest bardziej płynny, a to z kolei przyspiesza realizację zadań w terenie.
Dlaczego jeszcze GeoTask sprawdzi się zarządzaniu współpracą z wieloma klientami?
Rozwiązanie FSM GeoTask pomoże nie tylko w najbardziej oczywistym, bieżącym zarządzaniu współpracą z klientami i realizacją zleceń. Może okazać się też narzędziem kluczowym w strategii firmy i z powodzeniem wspierać jej rozwój również w innych obszarach takich jak:
Analiza danych i prognozowanie – wykorzystanie zgromadzonych informacji do budowania strategii firmy
Dzięki funkcjom analitycznym i informacjom np. na temat liczby zleconych i zrealizowanych zadań w miesiącu oraz zmianom w czasie, GeoTask może pomóc w prognozowaniu potrzeb i lepszym planowaniu pracy zespołu. Może przykładowo pomóc przewidzieć zapotrzebowanie na większą liczbę pracowników ze względu na rosnącą liczbę zleceń i pozwoli firmie lepiej zaplanować powiększenie zespołu.
Dostosowanie rozwiązania do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa.
Oprogramowanie zarządzania zadaniami FSM GeoTask można łatwo skalować, dzięki temu przedsiębiorstwo może rozwijać swoją działalność bez obaw, że zakupione rozwiązanie przestanie spełniać oczekiwania i konieczne będzie inwestowanie w nowy system. Dzięki swojej elastyczności, GeoTask może być łatwo dostosowany do indywidualnych wymagań przedsiębiorstw różnej wielkości – od telekomunikacji, przez serwisowanie sprzętów po montaż mebli i pobieranie próbek, a także wielu innych procesów, które wymagają wizyt w terenie.
Chcesz być na bieżąco z nowościami z obszaru zarządzania pracami i pracownikami w terenie? Zapisz się na newsletter!
Oprogramowanie Field Service Management to klucz do skutecznego zarządzania usługami terenowymi w przedsiębiorstwach obsługujących wielu klientów. Optymalizacja przydzielania zadań, monitorowanie czasu pracy i statusów zadań, a także usprawnienie komunikacji z klientami i wygodne rozliczanie zadań to tylko niektóre z licznych korzyści, jakie przynosi wdrożenie rozwiązania FSM.
Dowiedz się więcej
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak GeoTask może wesprzeć realizację działań w terenie w Twojej firmie, skontaktuj się z nami. Nasi eksperci przedstawią Ci możliwości systemu Field Service Management i pokażą, jak może wspierać cele Twojego biznesu.