Systemy typu Field Service Management (FSM) to narzędzia do zarządzania zespołami pracowników terenowych, które, dzięki automatyzacji procesów pomagają m.in., skutecznie planować prace i układać optymalne trasy przejazdu do kolejnych lokalizacji realizacji zadań.
Dają też możliwość rejestrowania wszystkich szczegółów wykonywanych prac i raportowania ich wykonania oraz późniejszego rozliczania, a także tworzenie odpowiednich zbiorczych raportów. Pomagają znacząco podnieść wydajność realizacji prac i obniżyć koszty operacyjne. Istnieje jednak wiele błędnych przekonań dotyczących tych systemów.
W tym artykule przedstawimy 10 mitów na temat systemów zarządzania pracami i pracownikami w terenie (typu FSM) i postaramy się z nimi rozprawić.
Mit 1: Systemy FSM są drogie
Wielu przedsiębiorców, szczególnie z sektora małych i średnich firm, z góry zakłada, że systemy FSM nie są na ich kieszeń. Myśląc o wdrożeniu każdego systemu trzeba rzecz jasna liczyć się z kosztami, ale rozważając taki ruch warto wziąć pod uwagę, jakie korzyści przyniesie inwestycja. System FSM GeoTask, automatyzuje planowanie prac i układanie tras, a dzięki temu pozwala skrócić czas planowania i pomaga sprawniej realizować zadania i tym samym wykonać nawet o 40% więcej pracy w tym samym czasie. To wszystko przekłada się na:
- ograniczenie kosztów operacyjnych,
- ograniczenie kosztów eksploatacji pojazdów,
- lepsze wykorzystanie czasu pracowników,
- wyższą jakość usług
- większą satysfakcję klientów.
Ten ostatni aspekt – satysfakcja klienta – jest jedną z ważniejszych cech, która pozwala wyróżnić się firmom na tle konkurencji. Według badania Gartnera na temat doświadczeń klientów, już 2/3 przedsiębiorstw konkuruje przede wszystkim na tym polu doświadczeń klienta (user experience).
Dostawcy oprogramowania dają też możliwość skorzystania z różnych modeli rozliczeniowych, dostosowanych do potrzeb firm różnej wielkości, które pozwolą jak najwydajniej wykorzystać możliwość systemów FSM, bez ponoszenia zbędnych kosztów.
Z naszych doświadczeń wynika, że wdrożenie systemu typu Field Service Management opłaca się już w momencie, gdy zarządzamy średniej wielkości flotą lub zespołem, już od 25 użytkowników (licencji). Jest to więc niezaprzeczalnie mądra inwestycja w rozwój firmy.
Mit 2: Systemy FSM są skomplikowane w użyciu
Choć zawsze istnieje pewna krzywa uczenia się i tzw. okres przejściowy, w którym użytkownicy muszą przyzwyczaić się do nowego narzędzia, nowoczesne systemy FSM, tak jak GeoTask czy GeoTraxx są projektowane z myślą o użytkownikach i ich wygodzie pracy.
W GeoTasku i GeoTraxxie widać szczególnie duży nacisk na estetykę (która, jak pokazują badania*1, wpływa na podniesienie wydajność pracy). System jest też cały czas rozwijany z uwzględnieniem uwag od użytkowników, a więc kolejne zmiany i usprawnienia rozwiązują realne problemy, na jakie ci natrafiają w codziennej pracy. System GeoTask i GeoTraxx można też za darmo przetestować i zobaczyć, jak sprawdza się w konkretnej firmie i branży.
Niektórym z naszych klientów, użytkowników GeoTaska wystarczyło krótkie, 1,5 godzinne szkolenie na temat systemu, aby od razu zaczęli sprawnie korzystać z rozwiązania do realizacji zadań w firmie, stopniowo zgłębiając kolejne, bardziej zaawansowane funkcjonalności.
Mit 3: Systemy FSM są przeznaczone tylko dla dużych przedsiębiorstw
To powszechne przekonanie, że systemy FSM nadają się wyłącznie dla dużych przedsiębiorstw z bardzo dużymi zespołami pracowników wykonującymi prace w terenie i setkami czy tysiącami realizowanych miesięcznie zadań. Choć to prawda, że tam, tego typu systemy są szczególnie pomocne, a wręcz niezbędne do skutecznej realizacji prac, w rzeczywistości rozwiązania FSM można dostosowywać tak, aby sprostać potrzebom firm o różnych rozmiarach, w tym tych mniejszych. Już przy wolumenie zadań na poziomie 150-200 miesięcznie, warto rozważyć skorzystanie automatyzacji zarządzania zadaniami z systemem FSM.
Przy takiej skali działania proces planowania i rozliczania zadań staje się już na tyle skomplikowany, że wsparcie się rozwiązaniem przeznaczonym do zarządzania pracami i pracownikami w terenie przynosi realne korzyści finansowe.
DBEST Meble
Krótszy czas dostawy, wyższa jakość obsługi i niższe koszty operacyjne dzięki GeoTraxx
Zobacz, jak system GeoTraxx pomógł firmie DBEST usprawnić proces dostaw mebli od momentu złożenia zamówienia do chwili dostawy, a także jak przyczynił się do podniesienia jakości obsługi, jednocześnie obniżając związane z tym koszty.
Mit 4: Systemy FSM są przeznaczone tylko do zarządzania technikami w terenie
Niektórzy uważają, że systemy FSM są przeznaczone wyłącznie do zarządzania pracą techników działających w terenie. Choć faktycznie jest to ich podstawowa funkcja, systemy FSM mają znacznie szersze zastosowanie. Obejmują:
optymalizację tras
zarządzanie zapasami
zarządzanie zadaniami
raportowanie
komunikację z klientami
To wszystko czyni je cennymi narzędziami dla różnych działów w firmie w tym dla dyspozytorów, menedżerów zasobów magazynowych i zespołów obsługi klienta.
Warto zwrócić szczególną uwagę na wspomnianą możliwość raportowania prac. Pomaga ono bez problemu wykazać, że zadanie zostało zrealizowane zgodnie z wymaganiami zlecającego (p. przy dostawie mebli zleconej przez producenta firmie dostawczej). W systemie GeoTask i GeoTraxx, z poziomu aplikacji mobilnej, można robić zdjęcia – tj. dokumentację fotograficzną realizacji prac, wypełniać formularze czy złożyć podpis. Jeśli warunki wykluczają pisanie (pracownik ma zajęte ręce, jest zbyt zimno), aplikacją można sterować głosem, a potrzebne informacje po prostu podyktować.
Firma z branży wyposażenia wnętrz
Nowa jakość obsługi klienta w sektorze wyposażenia wnętrz dzięki wykorzystaniu systemu GeoTask
Dowiedz się, jak GeoTask pomógł usprawnić pracę dyspozytorów, pracowników terenowych oraz podnieść jakość obsługi klienta.
Mit 5: Systemy FSM są przeznaczone tylko dla branż technicznych
Panuje dość powszechne przekonanie, że systemy FSM są przede wszystkim przeznaczone dla branż technicznych takich jak sektor energetyczny, ciepłowniczy, wodno-kanalizacyjny czy telekomunikacyjny – gdzie wykonuje się dużo prac związanych z rozbudową, ale też utrzymaniem sieci (konserwacja, usuwanie awarii).
Chociaż te branże faktycznie chętnie korzystają z systemów FSM, rozwiązanie tego typu są elastyczne i można je dostosować do bardzo wielu rodzajów prac. Przydadzą się wszędzie tam, gdzie jest do wykonania wiele zadań rozproszonych geograficznie. Świetnie sprawdzą się w takich obszarach jak p.np. dostawa i montaż mebli, obsługa sprzedaży, badania terenowe, usługi domowe, opieka zdrowotna, sektor ubezpieczeniowy, obsługa serwisowa (wszelkiego rodzaju naprawy) czy instalacje u klienta.
J.S. Hamilton
GeoTask w laboratorium – jak J.S. Hamilton usprawnił proces pobierania próbek
Dowiedz się, jak GeoTask, nasza aplikacja do zarządzania pracami i zasobami w terenie, wspiera u klienta procesy pobierania próbek oraz ich oznaczania i dostarczania.
Mit 6: Systemy FSM są przeznaczone tylko dla firm świadczących usługi
To nieprawda, że systemy typu Field Service Management mają zastosowanie tylko w firmach świadczących usługi. Choć najszybciej kojarzone są z pracami związanymi z naprawą czy konserwacją, systemy FSM sprawdzą się równie dobrze w zarządzaniu własną infrastrukturą i zadaniami w obrębie organizacji.
Systemy FSM świetnie sprawdzą się też w firmach produkcyjnych które posiadają własną lub wynajętą flotę transportową realizującą dostawy produktów własnych. System pozwala rozdzielać zadania pomiędzy własnych pracowników oraz podwykonawców w zależności od potrzeb, dostępności i innych parametrów.
Mit 7: Systemy FSM wymagają stałego połączenia internetowego
To błędne przekonanie, że systemy FSM są całkowicie uzależnione od ciągłego połączenia internetowego. Rozwiązanie GeoTask i GeoTraxx, pozwala na dostęp do istotnych informacji w aplikacji mobilnej nawet w miejscach o słabym zasięgu lub braku dostępu do Internetu. Gdy połączenie zostanie przywrócone, dane są synchronizowane, zapewniając aktualność informacji.
Mit 8: Systemy FSM nie są bezpieczne
Podstawową obawą jest tu rzecz jasna ta o bezpieczeństwo danych gromadzonych w systemie. Profesjonalni dostawcy systemów FSM są tego świadomi, dlatego traktują ten temat priorytetowo i wdrażają odpowiednie środki bezpieczeństwa, takie jak regularnie wykonywane testy bezpieczeństwa, audyty bezpieczeństwa realizowane przez firmy zewnętrzne i inne.
Oferowane przez nas systemy FSM są dostępne w modelu SaaS w środowisku Google Cloud, które jest środowiskiem bardzo bezpiecznym, co zostało potwierdzone wieloma certyfikatami. Rozwiązanie może być też zainstalowane na infrastrukturze użytkownika, co daje mu pełną kontrolę nad systemem i przechowywanymi w nim danymi.
Decydując się na system FSM, zawsze warto zwrócić szczególną uwagę na aspekt bezpieczeństwa i spytać dostawcę jak o nie dba.
Mit 9: Systemy FSM są przeznaczone tylko dla firm o skomplikowanych procesach pracy
Tak, jak wielkość (patrz mit 3.), tak i złożoność procesów firmy nie musi być przeciwwskazaniem do korzystania z systemów zarządzania pracownikami w terenie.
Systemy FSM, takie jak GeoTask i GeoTraxx można dostosować do stopnia złożoności procesów. Świetnie poradzi sobie z tymi bardzo skomplikowanymi, ale równie dobrze sprawdzi się w przypadku relatywnie prostych procesów. Kluczowe jest tu rozproszenie prac w terenie i duża liczba zadań do wykonania. Jeśli poświęcamy na układanie grafików prac kilka godzin dziennie, warto pomyśleć o automatyzacji.
Dodatkowo nawet przy mało skomplikowanych procesach logistycznych (takich jak wykonanie zadania serwisowego/dostawa) istotne jest przekazywanie planu działania do zlecającego zadania. Pozwala to zlecającemu poznać szczegółowo plany firmy wykonującej prace w terenie i przygotować odpowiednio materiały. System FSM zdecydowanie ułatwia to zadanie.
Podsumowując, bez względu na to, czy w Twojej firmie masz do czynienia z prostymi czy niezwykle złożonymi procesami, warto sprawdzić możliwości systemu FSM. To bardzo elastyczne narzędzia, dające możliwość dostosowania do niezwykle zróżnicowanych wymagań – charakterystycznych dla branży czy nawet konkretnej firmy.
Mit 10: Są trudne do wdrożenia
Obecnie bardzo popularne i powszechne są systemy w chmurze (SaaS), co oznacza, że wystarczy mieć dostęp do przeglądarki internetowej i dane do logowania, żeby moc korzystać z systemu. Nie trzeba więc mieć ani specjalnej infrastruktury do uruchomienia aplikacji, ani zespołu IT, który zająłby się jej obsługą. Z systemu można zacząć korzystać nawet już następnego dnia od dokonania zakupu (mając na uwadze to, że trzeba wprowadzić do niego odpowiednie dane o zadaniach, klientach, itp.).
System GeoTask i GeoTraxx można wybrać właśnie w takim modelu lub skorzystać z bardziej „tradycyjnej” wersji, instalowanej na infrastrukturze użytkownika. I w tym przypadku nie jest to skomplikowany proces, ponieważ GeoTask i GeoTraxx to „pudełkowe” rozwiązania – od razu gotowe do wdrożenia.
Systemy typu Field Service Management (FSM), jak GeoTask i GeoTraxx są wszechstronne i elastyczne rozwiązania, co czyni je odpowiednimi dla organizacji z wielu branż i różnej wielkości o różnym stopniu złożoności procesów – od tych prostych po bardzo złożone i skomplikowane.
Warto dobrze poznać istotę działania systemów FSM, nie ulegać mitom i czerpać korzyści z możliwości, jakie dają i dzięki temu usprawnić działanie swojej firmy, zwiększyć wydajność realizacji zadań, ograniczyć koszty operacyjne, podnieść jakość obsługi i wyróżnić się na tle konkurencji.
Jesteś zainteresowany aplikacją GeoTask? Skontaktuj się z nami!
Nasi konsultanci chętnie odpowiedzą na Twoje pytania.
Globema Sp. z o.o.
ul. Wita Stwosza 22
02-661 Warszawa
+ 48 22 848 73 13
Globema – oddział w Łodzi
ul. Wycieczkowa 20A
91-518 Łódź
+ 48 42 658 01 71
GeoTask@globema.pl
www.globema.pl