Dlaczego warto cyfryzować informacje zbierane w terenie? Jakie zalety mają inteligentne formularze? W jakich branżach znajdą zastosowanie? Zapraszamy do przeczytania artykułu.
Każda firma prowadząca działania poza siedzibą generuje i gromadzi dane – niezależnie od tego, czy jest to przedsiębiorstwo ciepłownicze prowadzące prace na sieci, czy jednostka badawcza pobierająca próbki środowiskowe do badań. Każda z nich musi zebrać informacje o wykonywanych pracach, zaraportować ich wykonanie, a następnie przekazać je do centralnego repozytorium informacji w firmie.
Informacje w terenie można zbierać na różne sposoby – robiąc notatki na papierze (zwykle w ustandaryzowanych formularzach) lub skorzystać z rozwiązań cyfrowych. Biorąc pod uwagę trend powszechnej cyfryzacji, nawet informacje zebrana na papierze i tak trzeba zdigitalizować, aby mogły brać udział w procesach w firmie.
Można też od razu zbierać informacje w formie cyfrowej. Jak to zrobić i jakie są zalety takiego rozwiązania?
Formularze cyfrowe – wygoda zbierania informacji w każdych warunkach
Formularze cyfrowe można wypełniać niezależnie od okoliczności, wystarczy włączyć aplikację w telefonie lub na tablecie i wybrać odpowiednie pola (przy wypełnianiu formularza dotykowo) lub zacząć mówić do aplikacji (przy wypełnianiu formularza głosowo).
Wypełnianie głosowe będzie szczególnie przydatne podczas niepogody (pada, wieje, jest zimno), gdy trudno wypełniać zwykłe, papierowe formularze, lub gdy kurier czy technik ma zajęte ręce.
Inteligentne formularze wykorzystują rozpoznawanie mowy inaczej niż tylko zamieniając mowę na tekst. Dzięki odpowiedniej konfiguracji formularz automatycznie rozpoznaje, które pole należy uzupełnić na podstawie dyktowanej informacji.
Wyposażone w zaawansowane algorytmy rozpoznawania obrazu, inteligentne formularze umożliwiają też automatyczne pozyskiwanie informacji z obrazów – dokładniej zdjęć –wykonanych aparatem urządzenia mobilnego Dzięki temu zbierania danych o obiektach w terenie (na przykład numerów seryjnych, modeli, parametrów technicznych urządzeń elektrycznych czy telekomunikacyjnych) przebiega znacznie sprawniej i jest mniej narażone na błędy.
Ponadto, cyfrowe formularze posiadają dodatkową zaletę – są odporne na utratę danych. W odróżnieniu od tradycyjnych formularzy papierowych, które mogą zostać zniszczone, zgubione lub uszkodzone, dane w aplikacji są przechowywane w sposób bezpieczny i nie są narażone na podobne zagrożenia.
Przeszkodą w zbieraniu danych za pomocą inteligentnych formularzy nie jest nawet brak dostępu do Internetu – o co przy pracach w terenie nietrudno. Działająca w trybie offline aplikacja przechowuje zebrane informacje do momentu, gdy wróci zasięg. Wtedy przekazuje dane do centralnego systemu – synchronizuje się z nim.
Inteligentne formularze – minimalizacja błędów w zbieranych danych
Odręczne wypełnianie papierowego formularza, a do tego w niesprzyjających warunkach może prowadzić do licznych błędów (literówki, niespójności, nieczytelne pismo), ale i cyfrowe formularze mogą być źródłem wielu błędów – szczególnie jeśli wziąć pod uwagę, że są wypełniane na małych, najczęściej dotykowych klawiaturach.
W inteligentnych formularzach z prekonfigurowanymi polami, można niejako wymusić spójność danych – formularz podpowiada i przyjmuje informacje tylko w określonym formacie. Przykładowo w danym polu można wpisać tylko adres e-mail, telefon w określonym formacie, odczytaną wartość z licznika określoną liczbą miejsc po przecinku itp.
Inteligentne cyfrowe formularze – jakie jeszcze możliwości dają?
Inteligentne formularze potrafią też sczytać informacje metodą OCR, skanować kody kreskowe, pobrać dokładną geolokalizację obiektu w terenie – wszystko to ogranicza ryzyko błędów, które powstają przy wpisywaniu informacji do formularzy ręcznie.
Inteligentne formularze – sprawniejsza budowa cyfrowego repozytorium danych i generowanie raportów
Informacje zebrane za pomocą aplikacji z inteligentnym formularzem są natychmiast przesyłane w jednolitym formacie do bazy danych. Dzięki temu możliwe jest szybkie utworzenie centralnego repozytorium wszystkich zebranych danych, które może być łatwo aktualizowane na bieżąco.
Do tego można bez problemu wygenerować raporty na temat zebranych danych czy prac zrealizowanych w terenie.
Przyspieszenie przepływu procesu i większa skuteczność pracy
Wykorzystanie inteligentnych formularzy do zbierania danych i obsługi realizacji prac w terenie może przyspieszyć procesy, gdzie któryś z etapów realizacji zależy od ukończenia etapu wcześniejszego.
Na przykład uruchomienie usługi telekomunikacyjnej jest uzależnione do podłączenia sieci w lokalu klienta. Jeśli w swojej pracy monter korzysta z aplikacji z cyfrowym formularzem i od razu może przesłać do bazy informację o wykonaniu zadania podłączenia sieci, usługa może być niemal natychmiast uruchomiona u klienta. Nie ma potrzeby czekania, aż technik wróci z terenu i osobiście przekaże informacje o zrealizowanych pracach.
W jakich branżach sprawdzą się inteligentne formularze?
Inteligentne formularze znajdą zastosowanie wszędzie tam, gdzie zbierane są powtarzalne zestawy danych w ramach zadania:
Firmy zajmujące się budową i utrzymaniem infrastruktury telekomunikacyjnej – do sprawdzania stanu masztów i innej infrastuktury
Transport szynowy (koleje, tramwaje) – do inspekcji torowisk, semaforów, taboru kolejowego
Operatorzy sieci energetycznych – do wykonania przeglądów linii energetycznych, transformatorów, liczników
Firmy z branży wodno-kanalizacyjnej – do inspekcji rur, hydrantów, pomp
Operatorzy sieci gazowych – do kontroli instalacji gazowych, liczników, rurociągów
Firmy zarządzające infrastrukturą drogową – do kontroli mostów, nawierzchni, sygnalizacji świetlnej
Firmy kurierskie i logistyczne – do przeprowadzenia audytów paczkomatów
Firmy budowlane i deweloperskie – do kontroli, stanu technicznego budynków
Zakłady przemysłowe i fabryki – do przeglądu maszyn, linii produkcyjnych
Jednostki badawcze – do monitoringu środowiska; pomiarów zanieczyszczeń powietrza, badania gleby, jakości wody, inspekcji terenów chronionych itp.
Gospodarstwa rolne do monitoringu pól uprawnych – do inspekcji stanu roślin, nawadniania, pozyskiwania dopłat
Inteligentne formularze w działaniu: przykład zastosowania w branży HVAC
Prace w terenie są codziennością wielu branż – od firm telekomunikacyjnych i ciepłowniczych, po firmy z branży kolejowej czy retail. Każda firma może zbierać informacje z terenu wydajnie, dzięki wykorzystaniu aplikacji z inteligentnym formularzem skonfigurowanym pod konkretne zadania – właściwe dla danego sektora, a nawet specyfiki procesów konkretnej firmy.
Dla przykładu przyjrzyjmy się, jak inteligentne formularze mogą wpisywać się w pracę firm z obszaru klimatyzacji i wentylacji.
W branży HVAC inteligentne formularze przyspieszą i ułatwią prace związane na przykład z przeglądami instalacji – od momentu zgłoszenia potrzeby przeprowadzenia przeglądu przez klienta, do momentu zakończenia zadania.
Z pomocą inteligentnego formularza, skonfigurowanego na potrzeby firm serwisujących, technik może przejść przez wszystkie etapy procesu serwisowego, takie jak:
- Sprawdzenie wydajności wentylacji (pomiaru przepływu powietrza).
- Kontrola czystości kanałów wentylacyjnych.
- Sprawdzenie działania wentylatorów, przepustnic, krat i nawiewników.
- Czyszczenie i wymiana filtrów.
- Sprawdzenie poprawności działania sterowników i automatyki.
- Testowanie pracy systemu po przeprowadzeniu przeglądu.
Technik, korzystając z formularza w aplikacji w telefonie lub tablecie, zbierze wszystkie potrzebne informacje na każdym etapie pracy i zaraportuje wykonanie całego zlecenia.
Wykorzystanie odpowiednio dostosowanego formularza przyspiesza zebranie informacji o pracach, ale też gwarantuje, że technik nie zapomni o żadnym etapie wykonania zadania. Formularze nie tylko strukturyzują zbierane informacje, ale także samą pracę.
Inteligentne formularze – dlaczego warto?
Jak widać, inteligentne formularze mają bardzo szerokie zastosowanie, a to jedynie część przykładów. To, czy cyfrowy formularz sprawdzi się w danej pracy zależy przede wszystkim od zdolności firmy do zmapowania swoich procesów – formularze można bowiem dostosowywać niemal dowolnie, niezależnie of branży.
Jeśli zainteresował Cię ten artykuł i chcesz dowiedzieć się więcej o wykorzystaniu inteligentnych formularzy w realizacji prac w terenie, zapraszamy do kontaktu.
- Eliminację papieru
- Szybszy obieg informacji
- Mniej błędów
- Możliwość działania offline
- Lepsze planowanie i raportowanie
Sprawne zbieranie danych o obiektach w terenie i raportowanie prac głosem i obrazem, z dokładnym lokalizowaniem – iMDC
- Głosowe zbieranie informacji
- Odczyty kodów kreskowych
- Automatyczne rozpoznawanie obiektów ze zdjęć
- Pomiary odległości i automatyczne generowanie szkiców
Pełna kontrola nad zadaniami w terenie – poznaj GeoTask 22
Sprawdź, co nowego w systemie Field Service Management i poznaj najnowsze usprawnienia, dzięki którym zyskasz pełną kontrolę nad zadaniami: od szczegółowych kroków realizacji, przez kody zamknięcia, po precyzyjne adresy i alerty magazynowe.
