Skip to main content

Jak skutecznie zarządzać zadaniami realizowanymi w terenie przez wielu podwykonawców z systemem Field Service Management?

By 03/07/202410 lipca, 2024Field Service Management
skuteczne zarządzanie zadaniami realizowanymi w terenie przez wielu podwykonawców z systemem Field Service Management

Planowanie prac w terenie nie jest łatwym zadaniem. Wymaga uwzględnienia i skoordynowania wielu czynników. Skala wyzwania rośnie wraz z rosnącą liczbą zadań i zmiennych (wymagań czy ograniczeń), które musimy wziąć pod uwagę przy planowaniu. Dodatkowym utrudnieniem jest koordynowanie zadań pochodzących od wielu zleceniodawców oraz tych zlecanych podwykonawcom.

W tym artykule przyjrzymy się, jak systemy typu Field Service Management, takie jak GeoTask, wspierają pracę przedsiębiorstw, które realizują zadania w terenie we współpracy z podwykonawcami.

Jakie są kluczowe aspekty realizacji zadań w terenie i współpracy z klientami i podwykonawcami?

Do skutecznej realizacji prac w terenie niezbędne są cztery czynniki:

Skuteczna komunikacja

Przekazywanie sprawnie jasnych i wyczerpujących informacji, umożliwiających wykonanie zadania i bieżąca komunikacja z podwykonawcami czy zleceniodawcami i klientami końcowymi.

Dobra koordynacja pracy

Dobrze ułożone harmonogramy zadań, które wykorzystują optymalnie czas pracy i umiejętności pracowników, a pracownicy nie marnują czasu na zbędne przejazdy czy bezskuteczne próby wykonania zadania.

Monitorowanie i kontrola realizacji zadań

Bieżący wgląd w postęp realizacji zadań daje możliwość szybkiego zareagowania na ewentualne problemy i przeszkody. Pozwoli też, w razie potrzeby, skorygować plan działania, aby był bardziej wydajny i dopasowany do realnych możliwości zespołów terenowych – bez wyznaczania niemożliwych do osiągnięcia celów.

Elastyczność

Szybkie dostosowanie harmonogramów prac do zmieniających się warunków czy sytuacji losowych pomoże zrealizować zadania przez wiele zespołów pracujących w terenie jednocześnie.

Systemy Field Service Management (FSM) wspierają wszystkie te obszary.

System FSM GeoTask pomaga w szybkim układaniu optymalnych harmonogramów prac i przydzielaniu zadań pracownikom oraz monitorowaniu realizacji zadań na bieżąco.

Aplikacja mobilna, w której pracownicy mobilni mogą zaraportować wykonanie zadania już w terenie, wraz z systemem powiadomień wspierają sprawną komunikację zarówno pomiędzy dyspozytorem a pracownikiem realizującym zadanie, jak i z klientami. Dzięki temu klienci dostają na bieżąco informacje np. o statusie złożonego zamówienia czy zlecenia.

System GeoTask pozwala też automatycznie generować raporty o szczegółach wykonanych prac, z których łatwo wybrać te wykonane przez konkretnego podwykonawcę lub w określonej lokalizacji.

Jak system Field Service Management GeoTask usprawnia współpracę z podwykonawcami?

Jak już wspomnieliśmy na początku, wykonywanie prac w terenie bardzo często wiąże się ze współpracą z podwykonawcami i zlecaniem całości lub części zadań do realizacji firmie zewnętrznej. Z punktu widzenia organizacji, oznacza to konieczność koordynowania prac wewnątrz własnej firmy z pracą firmy podwykonawczej. Jakie wyzwania mogą się z tym wiązać?

Zwykle w przypadku współpracy z podwykonawcami dużą przeszkodą jest brak kontroli nad pracami realizowanymi przez podwykonawców i brak wystarczającej wiedzy o statusie zadań. Firma zleca prace podwykonawcy i, do momentu otrzymania informacji o wykonaniu zadania, nie ma żadnych informacji o tym, na jakim etapie jest zadanie – czy jest w trakcie realizacji, czy jest zaplanowane, czy są jakieś opóźnienia itp. Przekłada się to na trudności na przykład w planowaniu kolejnych zadań czy braku możliwości informowania klientów o statusie ich zlecenia.

Jeśli współpracujesz z podwykonawcami, w systemie FSM GeoTask masz możliwość wygodnego zarządzania, w ramach jednego systemu, zarówno własnymi pracownikami, jak i zespołami pracowników firm podwykonawczych. GeoTask daje wgląd w to, który zespół należy do którego podwykonawcy. Daje również możliwość wybrania, które zadania zostaną przydzielone poszczególnym zespołom i śledzenia statusu prac.

Jak aplikacja mobilna systemu FSM GeoTask usprawnia współpracę z zespołami firm podwykonawczych?

System GeoTask, wyposażony w aplikację mobilną, usprawnia też pracę osób realizujących zadania w terenie i podnosi komfort i wydajność ich pracy. W aplikacji mobilnej członkowie zespołów podwykonawcy mają wgląd w pełen harmonogram prac na bieżący i kolejne dni i przypisane im zadania. Nie mają za to dostępu do informacji o zadaniach innych członków swojego zespołu czy zadań przeznaczonych dla innych podwykonawców.

Dostęp do pełnego harmonogramu zadań, dobra komunikacja i możliwość szybkiego informowania o zakończeniu zadania pozwala pracownikowi płynnie przechodzić do kolejnych zadań i podnosi wydajność pracy.

Czy system FSM GeoTask będzie odpowiedni dla Twojego modelu współpracy z podwykonawcami?

Każda organizacja jest inna, dlatego też współpraca z podwykonawcami może przyjmować bardzo różne formy – od bardzo prostego modelu współpracy z jednym podwykonawcą, do złożonego scenariusza, w którym jedna firma może mieć wielu podwykonawców lub być zarówno podwykonawcą, jak i zleceniodawcą.

System GeoTask umożliwia zarządzanie pracami w każdym z tych modeli. Może być łatwo dostosowany do indywidualnego procesu logistycznego. Dalej opiszemy kilka wybranych scenariuszy współpracy, w jakiej może zostać wykorzystany.

Firma przydziela zadania zarówno swoim pracownikom, jak i ekipom podwykonawców i zarządza nimi

GeoTask może być wykorzystywany do całościowego zarządzania zadaniami – zarówno tymi przydzielanymi własnym pracownikom, jak i tymi przekazanymi podwykonawcom.

W tym przypadku firma zlecająca układa harmonogram prac dla swoich zespołów oraz zespołów podwykonawcy (na podstawie udostępnionych przez nie harmonogramów pracy). Ma też kontrolę nad tym, które zadania zostaną zrealizowane własnymi siłami, a które zlecone.

Korzyści dla firmy zlecającej
  • Firma ma pełną kontrolę nad zadaniami do realizacji, decyduje o tym, które wykona samodzielnie, a które zleci podwykonawcom.
  • Sprawnie układa harmonogram prac z uwzględnieniem wszystkich ekip (zarówno własnych, jak i firm podwykonawczych).
Korzyści dla firmy podwykonawczej
  • Pracownicy firmy podwykonawczej otrzymują optymalnie ułożony harmonogram prac, z uwzględnieniem udostępnionych zleceniodawcy informacji o ich kalendarzu pracy
zarządzanie podwykonawcami A
zarządzanie podwykonawcami A tabela

Firma generuje zadania i przekazuje je do poszczególnych podwykonawców, ale nie zarządza ich realizacją

W tym przypadku firma zlecająca przekazuje pulę zadań do swoich podwykonawców, gdzie planowaniem i przydzielaniem zadań, a także ich nadzorem, zajmuje się już osoba z firmy podwykonawczej i przydziela zadania pracownikom według własnego uznania (ze wsparciem GeoTaska).

Tym samym pełni rolę tzw. administratora lokalnego. Firma zlecająca ma dostęp do szczegółów realizowanych przez podwykonawcę prac, a także do podsumowujących raportów

Korzyści dla firmy zlecającej
  • Firma zlecająca nie zajmuje się planowaniem prac, a jedynie rozdzielaniem puli zadań pomiędzy swoich podwykonawców – nie poświęca czasu na szczegółowe zarządzanie zleconymi pracami.
  • Firma otrzymuje spójne, szczegółowe raporty zrealizowanych prac od podwykonawców, wygenerowane w GeoTasku, i może je wykorzystać do dalszych analiz i ulepszenia zarządzania pracą.
Korzyści dla firmy podwykonawczej
  • Firma samodzielnie planuje zadania w obrębie swojej organizacji, z wykorzystaniem zaawansowanego, ale prostego w użyciu systemu optymalizującego układanie harmonogramów prac.
  • Podwykonawca może w prosty sposób zaraportować wykonane zadania zleceniodawcy i rozliczyć się z pracy.
zarządzanie podwykonawcami B
zarządzanie podwykonawcami B tabela

Firma wykonuje zadania dla jednego bądź wielu zleceniodawców posiadając jednocześnie podwykonawców (pełni zarówno rolę zleceniodawcy jak i podwykonawcy)

System FSM GeoTask sprawdzi się szczególnie dobrze przy bardziej złożonych modelach współpracy, gdzie jedna firma musi zarówno koordynować współpracę z klientami, którzy zlecają jej zadania, jak i z podwykonawcami, którym przekazuje zadania.

To w tym przypadku – koordynacji wielu zadań wykonywanych przez wiele ekip i dla wielu firm, automatyczne układanie harmonogramów prac i nadzór nad realizacją zadań oraz możliwość korzystania z raportów będą szczególnie przydatne.

System GeoTask pozwoli szybko ułożyć optymalne harmonogramy prac, łatwo zarządzać zadaniami przypisanymi zarówno do poszczególnych podwykonawców, jak i zleceniodawców, oraz śledzić postępy i raportować wykonanie pracy.

Korzyści dla firmy zlecającej
  • Zleceniodawca może monitorować jak realizujący wykonuje jego zadania (nie mając dostępu do zadań innego zlecającego)
Korzyści dla firmy podwykonawczej
  • Podwykonawca może realizować zadania od różnych zleceniodawców i je odróżniać
zarządzanie podwykonawcami C
zarządzanie podwykonawcami C

Porozmawiamy o wykorzystaniu GeoTaska w Twojej firmie

To tylko kilka przykładowych scenariuszy współpracy z podwykonawcami, w jakich można z powodzeniem wykorzystywać GeoTaska. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat wykorzystania systemu i sprawdzić, czy jest odpowiedni dla Ciebie, zapraszamy do kontaktu.

Nowa odsłona GeoTaska

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat zmian, jakie wprowadziliśmy w najnowszej wersji GeoTaska? Zajrzyj do artykułu Łatwiejsza współpraca z podwykonawcami, sprawniejsze układanie harmonogramów i większe bezpieczeństwo danych – poznaj GeoTask 20

Przeczytaj artykuł