Dobre planowanie zadań i zarządzanie czasem pracy jest kluczem do sukcesu bez względu na to, czy mamy na myśli układanie planu pracy pojedynczej osoby, czy ustalania grafiku wieloosobowego zespołu: dostawców czy techników.
W każdym przypadku dobre planowanie pozwala wykonać więcej zadań w krótszym czasie i przy mniejszych nakładach pracy. W obydwu sytuacjach, układając plany trzeba wziąć pod uwagę podobne podstawowe czynniki: liczbę zadań, założony termin, czas potrzebny na realizację oraz to, jakich zasobów potrzebujemy do ich wykonania (umiejętności, sprzęt, itd.).
O ile jednak planowanie zadań dla jednej osoby jest relatywnie proste, to sprawa komplikuje się, gdy trzeba zarządzać zadaniami kilkudziesięciu, a nawet kilkuset pracowników. Jeśli są to pracownicy działający w terenie – a taka przecież jest rzeczywistość wielu firm kurierskich, ekip technicznych, dostawców, planowanie staje się jeszcze trudniejsze. Jak więc skutecznie planować prace zespołów w terenie?
Czego dowiesz się z artykułu?
- Jak planować prace?
- Co trzeba wziąć pod uwagę planując prace w terenie?
- Jakie są dostępne narzędzia do planowania prac?
- Dlaczego warto pomyśleć o automatyzacji planowania?
- Kiedy i dlaczego warto pomyśleć o rozwiązaniach typu Field Service Management?
Planowanie prac krok po kroku
Na czym polega planowanie prac?
Planując jakiekolwiek prace, stajemy tak naprawdę przed wyzwaniem uporządkowania pewnej liczby zadań (np. zleceń od klientów) według określonych kryteriów. Tworząc plan musimy wziąć pod uwagę 3 podstawowe czynniki, które wpłyną na kolejność wykonywania zadań:
Termin, w którym zadanie powinno zostać wykonane, np. termin usunięcia usterki wynikający z umowy z klientem. W tym przypadku często trzeba wziąć pod uwagę nie tylko dzień, ale też zakres godzin, w jakim zadanie powinno zostać wykonane (np. godzina, do której towar powinien trafić do sklepu).
Zasoby potrzebne do wykonania zadania – niektóre zadania wymagają konkretnych umiejętności lub specjalistycznego sprzętu, którymi dysponują tylko wybrane osoby, np. uprawnieniami czy wyposażeniem niezbędnym do pobierania próbek gleby.
Czas potrzebny na wykonanie zadania – w zależności od charakteru zadania i poziomu trudności, może ono zająć mniej lub więcej czasu, warto dobrze oszacować tę wartość.
Czwarty czynnik, o którym nie można zapominać, to priorytet każdego zadania. W zależności od charakteru prac, ich priorytet może być tożsamy z terminem realizacji – im bliższy termin realizacji, tym większy priorytet zadania. Tak jest na przykład, gdy firma kurierska zobowiązuje się dostarczyć paczkę na następny dzień.
Gdy jednak termin nie jest najistotniejszym kryterium, priorytet musimy nadać dodatkowo. Zwykle pierwszeństwo zyskują zadania, które blokują realizację innych – np. usunięcie awarii uniemożliwiającej pracę. Dalej kolejność wykonywania zadań trzeba już ustalić według własnych kryteriów.
Plany dzienne, tygodniowe, długoterminowe – cele i priorytety
Planować możemy w perspektywie krótkoterminowej – na przykład jednego dnia, ale też na kilka dni, tygodni i miesięcy do przodu. W planowaniu zarówno krótko- jak i długoterminowym najważniejsze jest, aby jasno określić cele i priorytety.
Cele określamy po to, aby mieć jasny obraz tego co i po co robimy. Takim celem może być sprawne rozwiązanie problemu klienta, np. usunięcie awarii. W odniesieniu do głównego celu ustalamy następnie, które zadania są najistotniejsze w zbliżeniu się do jego osiągnięcia – czyli które zadania są priorytetowe.
Przy ustalaniu priorytetów dla zadań wykonywanych w terenie, możemy kierować się też czynnikiem lokalizacji. Jeśli miejsce wykonania nawet mniej pilnego zadania znajduje się niedaleko miejsca, w którym właśnie wykonujemy jakąś pracę, warto zastanowić się, czy nie lepiej wykonać je „za jednym zamachem”. W ten sposób mamy szansę zaoszczędzić czas (i paliwo) potrzebne, aby wrócić w to samo miejsce drugi raz.
Planowanie niezaplanowanego i zasada 60:40
Planując zadania, trzeba się przygotować na pewną elastyczność. Nawet najlepiej ułożony plan będzie niemożliwy do wykonania, jeśli nie uwzględnimy czasu na nieoczekiwane zdarzenia, np. awarię sprzętu, nagłą nieobecność pracownika albo po prostu fakt, że zaplanowane zadanie, mimo wyliczeń, zajęło więcej czasu niż przewidziano.
Przy planowaniu możemy mieć 100% pewności, że nie zrealizujemy założonego planu. Dobrą praktyką jest dokładne planowanie tylko części czasu. Według reguły 60/40, jest to 60% czasu zaplanowanego w stosunku do 40% czasu, który powinniśmy zostawić na zmierzenie się z nieprzewidzianymi sytuacjami i innymi pilnymi zadaniami. Nie da się zaplanować nieprzewidzianego, ale jedno jest pewne – zdarzy się coś niespodziewanego, dlatego warto wygospodarować czas na tego typu sytuacje.
Planowanie prac rozproszonych w terenie
Planowanie zadań nie jest proste. Jak już wspomnieliśmy, musimy wziąć pod uwagę wiele czynników takich jak: rodzaj zadania, realny czas jego wykonania, wymagane umiejętności, termin czy priorytety.
Trzeba też starać się przewidzieć bufor czasowy na wszystkie zadania i zdarzenia, które mogą pojawić się poza planem – a to wszystko dla wielu osób i zadań.
Planując prace w terenie, wchodzimy na kolejny poziom trudności. Rządzą się one swoimi prawami i układając grafik prac, trzeba wziąć pod uwagę kolejnych parę czynników, które są ze swej natury zmienne – to dodatkowo komplikuje sprawę.
- Umiejętności i stylu jazdy kierowcy i stopnia, w jakim zna trasę – różne osoby pokonają tę samą odległość w innym czasie.
- Aktualnie panujących warunków na drodze – czas dojazdu będzie inny o różnych porach dniach i tygodnia, ze względu na korki i godziny szczytu oraz przy różnych warunkach pogodowych.
Musimy również liczyć się z nieoczekiwanymi sytuacjami i zaburzeniami w planie. Jeśli na drodze wydarzy się wypadek, na pewno będzie mieć wpływ na płynność ruchu i czas dojazdu.
Aby ograniczyć czas potrzebny na pokonanie trasy do miejsca realizacji zadania i wpływ tego czynnika na ogólny plan, układając zadania warto grupować je według lokalizacji, aby jak najwięcej zleceń wykonała jedna osoba w tej samej okolicy. W ten sposób zaoszczędzimy również paliwo potrzebne na dojazd do celu, a więc zmniejszymy swój ślad węglowy.
Planowanie tras i prac wielodniowych i wieloetapowych
Planowanie niektórych prac w terenie wiąże się z planowaniem na więcej niż jeden dzień roboczy. Dobrym przykładem jest tu transport towarów na duże odległości, na przykład do innego kraju. Układając trasę oraz grafik pracy trzeba wziąć pod uwagę nie tylko wspomniane już wcześniej odległość, czas dojazdu czy natężenie ruchu, ale też ograniczenia dnia pracy kierowcy i przerwy na nocleg.
Narzędzia do planowania prac w terenie
Do dyspozycji mamy bardzo wiele narzędzi, które wspomagają planowanie pracy, od najprostszych: listy zadań na kartce papieru, kolorowych kartek przyklejonych na tablicy kanban, poprzez ich odpowiedniki w formie cyfrowej, po zaawansowane programy oraz aplikacje mobilne do zarządzania zadaniami i organizacji czasu, które śledzą czas wykonania zadania, wysyłają przypomnienia o zbliżającym się terminie, pozwalają przypisać osoby do zadania itd.
Dużą zaletą aplikacji jest fakt, że dają możliwość szybkiego wprowadzania zmian, które są aktualizowane na bieżąco i widoczne od razu dla wszystkich zaangażowanych bezpośrednio i pośrednio w realizację zadań.
Za to mobilne aplikacje do zarządzania zadaniami i pracownikami w terenie dają tę dodatkową przewagę, że osoba przebywająca poza siedzibą firmy – kierowca, handlowiec, technik, ma wgląd w najbardziej aktualną wersję planu zadań, nie musi wracać do biura ani kontaktować się z nim w inny sposób, żeby sprawdzić, jakie zadania czekają na realizację. Pozwala to zoptymalizować czas pracy pracowników – zarówno tych działających w terenie, jak i np. planistów czy pracowników call center.
Automatyzacja planowania tras i zadań
Nawet jeśli wykorzystujemy już wiele powszechnie stosowanych i zalecanych sposobów planowania zadań oraz narzędzia, które dodatkowo wspierają tę pracę (narzędzia do zarządzania zadaniami), warto zastanowić, czy nie wprowadzić dodatkowej automatyzacji planowania.
Wszystko zależy od tego, jak dużo czasu zajmuje cały proces planowania i jakie są efekty jego realizacji. Jeśli planowanie zajmuje znikomą część dnia pracy – jest to kilkanaście do kilkudziesięciu minut dziennie, a wykonanie planów jest satysfakcjonujące, najprawdopodobniej dotychczas wykorzystywane metody są wystarczające.
Często jednak, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z planowaniem zadań dla wielu osób, zajmuje ono większą część dnia pracy. Jeśli jesteś właśnie taką osobą, która większość czasu poświęca na układanie planu prac albo zatrudniasz kogoś wyłącznie do tego celu, koniecznie musisz pomyśleć o automatyzacji i wsparciu się nowoczesnymi narzędziami do planowania zadań.
Nowoczesne narzędzia do planowania prac w terenie – Field Service Management
Wspomaganie planowania
Aplikacje do planowania tras i prac w terenie – systemy Field Service Management (FSM) biorą pod uwagę wszystkie czynniki, które musi uwzględnić każdy planista:
- dystans,
- lokalizację,
- natężenie ruchu,
- dostępność pracownika,
- dostępność określonego sprzętu,
- dostępność osoby o wymaganych umiejętnościach,
- priorytety i terminy wykonania zadań,
- wiele innych czynników, które możemy samodzielnie zdefiniować, a które wykraczają daleko poza typowe planowanie tras.
Dzięki algorytmom, które są w stanie wielokrotnie szybciej niż człowiek analizować i przeliczać dane z wielu źródeł, system FSM potrafi ułożyć optymalny grafik zadań z uwzględnieniem wszystkich wymienionych parametrów w przeciągu kilku minut.
Korzystając z narzędzi do automatyzacji planowania, mamy o wiele większą swobodę reagowania na zmiany w planach. Wystarczy wprowadzić zaktualizowany parametr, a cały plan zostanie automatycznie ułożony od nowa i zoptymalizowany pod kątem nowo pojawiających się czynników.
To szczególnie wygodne, gdy musimy wziąć pod uwagę jakąś niezaplanowaną sytuację, np. awarię, której trzeba nadać najwyższy priorytet, lub gdy któryś z pracowników w ostatniej chwili zgłosi swoją nieobecność.
Z drugiej strony, jeśli jakieś zadanie zostanie wykonane szybciej niż planowano, algorytm również weźmie to pod uwagę. Technik czy dostawca dysponujący na bieżąco aktualizowaną listą zadań może wtedy zająć się nowymi zleceniami, które są do wykonania w pobliżu jego lokalizacji, co znacznie usprawnia prace.
Systemy FSM wykraczają też znacznie poza planowanie tras i grafików pracowników działających w terenie. Mogą między innymi wspierać planowanie załadunku i rozładunku towarów, rozliczanie czasu pracy pracowników terenowych, obliczenia wszelkich kosztów związanych z pracą zespołu, czy monitorowanie efektów pracy.
Wspomaganie monitorowania realizacji zadań
Odpowiednie planowanie jest kluczowe dla sprawnej realizacji zadań, ale żeby ten proces był kompletny, powinniśmy mieć potwierdzenie, że stosowane metody i sposób planowania są skuteczne. Dlatego też kluczowe jest monitorowanie postępów i weryfikowanie realizacji planów – musimy przecież wiedzieć, ile z tego, co zaplanowaliśmy faktycznie udało się wykonać.
Tu również możemy korzystać z wielu różnych narzędzi – od najprostszych zestawień tworzonych na papierze czy w Excelu, po bardziej skomplikowane aplikacje i systemy.
Zaawansowane systemy planowania i zarządzania zadaniami w terenie (FSM) pozwalają monitorować realizację zadań w czasie rzeczywistym, a dzięki temu kontrolować ją i reagować na wszelkie niespodziewane przypadki na bieżąco. W systemie można również wygenerować różnego rodzaju raporty, które pozwalają śledzić szczegóły realizacji.
Nowoczesne rozwiązanie dla dobrze znanego problemu
Problemy planowania nie są problemami tylko współczesnych firm – były znane również przed wiekami. To, co zmieniło się w obecnych czasach to wymagania dotyczące jakości obsługi i czasu wykonania zadań. Wszyscy chcemy zrobić jak najwięcej w jak najkrótszym czasie (nie tracąc na jakości), oczekujemy też niemal natychmiastowej realizacji usług.
Odpowiedzią na to wyzwanie są systemy Field Service Management – wspomagające planowanie i zarządzanie pracami w terenie. Dzięki algorytmom, potrafią one przeanalizować wiele danych z różnych źródeł i biorąc pod uwagę liczne, zmieniające się czynniki, układają optymalny plan działania.
Co więcej, są w stanie przeliczyć dane i ułożyć nowe trasy w miarę zmieniających się w warunków w przeciągu kilku minut. Wykonują pracę, której żaden człowiek nie byłby w stanie wykonać samodzielnie, zwłaszcza w tak krótkim czasie. To dzięki nim możliwe jest zaplanowanie i realizacja wielu setek zadań dziennie i usługi takie, jak dostawa w 24h. Dzięki FSM cały czas, który wcześniej był potrzebny na zaplanowanie zadań, można przeznaczyć na ich realizację.
Jak usprawnić planowanie pracy w terenie w Twojej firmie?
Chcesz dowiedzieć się więcej o planowaniu zadań w terenie za pomocą narzędzi Field Service Management? Napisz do nas – dzięki wdrożeniom FSM w wielu branżach takich jak transport czy handel, będziemy mogli podpowiedzieć, jakie rozwiązanie może sprawdzić się także w Twojej firmie.